Bisher mussten Arbeitgebende innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn den Arbeitnehmenden die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich mit Unterschrift aushändigen. Diese Info konnte durch den Arbeitsvertrag erfolgen oder durch eine gesonderte Niederschrift. Es gab bisher keine Sanktionen, wenn diese Informationspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt wurde.
Das ändert sich nun:
Für wen gilt das NachweisG?
Das Gesetz gilt für klassische Arbeitnehmende, aber auch für Beamte und Aushilfen, die vorübergehend für höchstens einen Monat eingestellt werden. Auch die Anforderungen an den Nachweis gegenüber Auszubildenden sind nun höher.
Ab wann gilt das NachweisG?
Ab 01.08.2022 müssen Arbeitgebende aktiv handeln. Es gilt auch für Arbeitsverträge, die vor dem 1. August geschlossen wurden, aber der Arbeitsbeginn am 1.8. oder später ist. Wenn Arbeitnehmende, die schon vor dem 1. August 2022 tätig waren, eine Niederschrift verlangen, muss der Arbeitnehmende schriftlich über die wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden.
Arbeitsbedingungen, die künftig zusätzlich zu den geltenden Vertragsbedingungen den Mitarbeitenden schriftlich mitgeteilt werden müssen:
- die Fälligkeit des Arbeitsentgelts und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird
- die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
- die Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen
- die Dauer der Probezeit, sofern vereinbart
- das Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
- die Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen können, sofern vereinbart
- die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten
- vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen
- Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, falls diese vereinbart ist
- ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
- Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird
- das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Mitarbeitenden einzuhaltende Verfahren (zwingend ist der Hinweis auf die Schriftform und die Kündigungsfrist, außerdem eine Übersicht über das Verfahren bei Kündigungen und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage) Eine Missachtung ist eine bußgeldbewerte Ordnungswidrigkeit, führt aber nicht zur Unwirksamkeit der Kündigung.
Wann muss der Arbeitgebende unterrichten?
Es gibt eine kompliziert anzuwendende Frist in drei Stufen. Einige Angaben (Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, vereinbarte Arbeitszeiten und Ruhepausen) sollen bereits am ersten Arbeitstag ausgehändigt werden. Spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitsbeginn muss der Arbeitnehmende über Arbeitsort unterrichtet werden und eine Tätigkeitsbeschreibung erhalten. Spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn müssen Infos zu Urlaubsdauer und Kündigungsverfahren erfolgen.
Bei Altverträgen gilt eine Frist von sieben Tagen, nachdem der Arbeitnehmende eine Niederschrift verlangt. Es empfiehlt sich bei Neueinstellungen alle Informationen am ersten Tag auszuhändigen, bei Altverträgen die Info zeitnah nachzuholen, auch wenn Arbeitnehmende dies nicht verlangt haben.
Alle diese Nachweise unterliegen einer strengen Schriftform mit Originalunterschrift. Bitte bewahren Sie die Unterlagen gut auf. Verstöße führen zwar nicht zur Unwirksamkeit von Arbeitsverträgen, können aber mit einem Bußgeld bis 2000 € pro Verstoß bewehrt werden, wenn die Nachweispflicht nicht oder unzureichend erfüllt wurde.
Dieses neue Gesetz wird Unternehmen zumindest kurzfristig vor administrative Herausforderungen stellen. Überprüfen Sie bitte Ihre Mustervorlagen, ergänzen Sie diese oder weisen Sie die wesentlichen Arbeitsbedingungen gesondert nach.
Wichtig: Es sind keine digitalen Arbeitsverträge erlaubt.
